Der Markt für Makler-Software wächst schneller als die meisten Makler neue Tools einführen können. Gleichzeitig klagen Büros jeder Größe über dieselben Probleme: zu viele Systeme, zu wenig Verbindung zwischen ihnen, und Kunden, die trotz allem im Dunkeln tappen. Das ist kein Zufall – es ist ein Strukturproblem im Markt.
Warum der Markt gerade explodiert
Seit 2020 hat sich der deutschsprachige PropTech-Markt merklich verändert. Etablierte Anbieter wie OnOffice, Propstack oder Flowfact haben ihre Plattformen ausgebaut. Gleichzeitig sind spezialisierte Tools für einzelne Prozesse nachgerückt: für Exposé-Erstellung, Besichtigungsmanagement, digitale Kaufabwicklung, Reporting.
Das klingt gut. Aber der Effekt ist oft das Gegenteil. Ein typisches Maklerbüro nutzt heute vier bis sechs verschiedene Software-Lösungen – und verbringt einen erheblichen Teil der Arbeitszeit damit, Daten zwischen ihnen zu synchronisieren oder Kunden in mehreren Systemen separat zu betreuen.
Der Markt löst Probleme. Nur nicht immer die richtigen.
Die drei echten Schmerzpunkte im Makleralltag
Wenn ich mit Maklern spreche – und das tue ich regelmäßig, weil ich selbst einer bin – kommen immer wieder dieselben Themen:
Transparenz gegenüber Verkäufern. Eigentümer wollen wissen, was passiert. Nicht einmal pro Woche, sondern laufend. Wie viele Anfragen gab es? Wer hat das Exposé geöffnet? Gibt es ernsthafte Interessenten? Kein klassisches CRM beantwortet diese Fragen von selbst – der Makler muss aktiv nachfassen, zusammenfassen und kommunizieren.
Käuferkommunikation im Prozess. Nach dem ersten Besichtigungstermin bricht der Kontakt zu vielen Interessenten faktisch ab. Ein paar E-Mails, vielleicht ein Anruf – dann Stille. Dabei wäre genau das der Moment, um Verbindlichkeit herzustellen und Vertrauen aufzubauen.
Kaufabwicklung ohne Reibung. Zwischen Kaufzusage und Notartermin liegen oft sechs bis acht Wochen voller Rückfragen, fehlender Dokumente und unklarer Zuständigkeiten. Käufer und Verkäufer sind nervös. Der Makler wird zum Getriebenen.
Diese drei Punkte haben eines gemeinsam: Sie entstehen nicht wegen fehlender Technologie, sondern wegen fehlender Prozessstruktur. Kein CRM der Welt löst das automatisch.
Was CRM-Systeme leisten – und was nicht
CRM-Systeme sind das Rückgrat jedes Maklerbüros. Sie verwalten Kontakte, Objekte, Aufgaben und E-Mail-Verläufe. Die etablierten Anbieter im deutschen Markt sind ausgereift und decken diesen Kern solide ab.
Aber CRM-Systeme sind nach innen gebaut. Der Makler sieht alles. Der Kunde sieht nichts.
Das ist der strukturelle Blindspot des Marktes. Verkäufer, Käufer und Makler teilen sich einen Prozess – aber nur eine Seite hat ein Interface dafür.
Genau hier schließen spezialisierte Portallösungen die Lücke. Kein Ersatz für ein CRM, aber eine Ergänzung, die den Prozess nach außen sichtbar macht. Transparenz als Feature, nicht als Zusatzarbeit.
Wie der Markt gerade segmentiert ist
Grob lassen sich die Angebote in vier Kategorien einteilen:
All-in-One-CRM: OnOffice, Flowfact, Immoware24. Breite Abdeckung, gewachsene Systeme, teils komplexe Bedienung. Gut geeignet für mittelgroße bis große Büros mit eigenem Admin.
Schlanke CRMs mit API-Fokus: Propstack ist hier das bekannteste Beispiel. Modernere Architektur, bessere Integrierbarkeit, aber auch selektivere Abdeckung. Macht Sinn für Büros, die bewusst mit mehreren Tools arbeiten wollen.
Spezialtools: Besichtigungssoftware, Bewertungstools, Dokumenten-Management, digitale Signaturen. Lösen einzelne Prozesse gut, brauchen aber Anbindung ans CRM, sonst entstehen Silos.
Kundenportale & Prozesstools: Der jüngste und noch dünnste Bereich. Plattformen, die den Prozess für alle Beteiligten sichtbar machen – nicht nur für den Makler intern. Portalist gehört in diese Kategorie: gebrandete Portale für Verkäufer und Käufer, die Prozesstransparenz ohne manuelle Kommunikationsarbeit schaffen.
Das Integrationsproblem – der unterschätzte Kostenfaktor
Viele Makler unterschätzen, was es kostet, mehrere Systeme am Laufen zu halten. Nicht nur finanziell, sondern in Zeit und Fehleranfälligkeit.
Wenn Kontaktdaten aus dem CRM manuell in ein Portal übertragen werden müssen, entstehen Fehler. Wenn ein Dokument im Verkäuferportal hochgeladen wird, aber nicht automatisch ins CRM fließt, fehlt die zentrale Ablage. Wenn der Status einer Kaufabwicklung manuell an drei Stellen aktualisiert werden muss, passiert das irgendwann gar nicht mehr.
Gute Integrationen sind deshalb kein Nice-to-have. Sie sind Voraussetzung dafür, dass ein Multi-Tool-Stack überhaupt funktioniert. Die Propstack-Integration von Portalist ist ein Beispiel dafür, wie das in der Praxis aussehen kann: Objekte und Kontakte fließen automatisch, der Makler pflegt nur ein System.
Was beim Software-Kauf oft schiefläuft
Die häufigsten Fehler, die ich beobachte:
Erstens: Kaufentscheidungen auf Basis von Feature-Listen. Jede Software hat eine lange Liste. Was zählt, ist, wie die 20 Prozent der Features, die man täglich nutzt, tatsächlich funktionieren.
Zweitens: Onboarding unterschätzen. Ein Tool ist nur so gut wie seine tatsächliche Nutzung. Wenn das Team zwei Wochen nach Einführung wieder auf Excel zurückfällt, hat auch die beste Software nichts gebracht.
Drittens: Kundenperspektive vergessen. Die meisten Software-Entscheidungen werden aus Maklerperspektive getroffen. Welche Erfahrung macht mein Verkäufer? Mein Käufer? Was sehen sie? Diese Fragen kommen oft zu spät.
Worauf es 2026 wirklich ankommt
Der Markt wird nicht kleiner. Neue Tools kommen, bestehende werden komplexer. Aber der Wettbewerb unter Maklern wird sich nicht auf Software-Ausstattung entscheiden – sondern auf Kundenerfahrung.
Wer ein Objekt verkauft, kann heute dem Eigentümer ein gebrandetes Portal zeigen, in dem er jederzeit sieht, was gerade passiert: welche Interessenten es gibt, welche Dokumente vorliegen, wo der Prozess steht. Das ist kein technischer Vorteil. Das ist ein Vertrauensvorteil.
Genau das ist auch der Kern der digitalen Kaufabwicklung: Nicht mehr Mails, sondern ein strukturierter Prozess, den alle Beteiligten jederzeit einsehen können.
Die richtige Frage stellen
Statt "Welche Software ist die beste?" lohnt sich die Frage: Welches Problem soll gelöst werden – und für wen?
Wenn das Problem ist, dass Verkäufer zu wenig sehen, hilft kein besseres CRM. Wenn das Problem ist, dass die Kaufabwicklung in E-Mail-Chaos versinkt, hilft kein neues Exposé-Tool.
Der Markt bietet heute Lösungen für fast jeden Schmerzpunkt. Aber nur, wenn man vorher weiß, welcher Schmerzpunkt der eigene ist.
title: 'Makler-Software Markt 2026: Was du wirklich brauchst' description: 'Der Makler-Software-Markt wächst – aber welche Tools lösen echte Probleme? Eine ehrliche Marktanalyse für Immobilienmakler.' date: '2025-01-27' author: 'Tobias Troendle' category: 'proptech' tags:
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