E-Mail-Automation ist nicht Spam-Marketing. Bei Portalist geht es um die kleinen, zeitkritischen Transaktions-E-Mails, die sonst deine Arbeitszeit fressen: „Dein nächster Schritt ist bereit." „Die Bank hat den Kaufpreis angefordert." „Der Notartermin ist in drei Tagen."
Die sechs Standard-Trigger im Detail
1. Schritt freigeschaltet
Sobald du einen Schritt im Kaufabwicklungs-Portal auf „bereit" setzt, bekommt der zugewiesene Kunde eine E-Mail mit Link direkt zum Schritt. Beispiel: Der Kaufvertragsentwurf ist vom Notar eingegangen, du lädst ihn im Portal hoch, der Käufer bekommt automatisch die E-Mail mit „Bitte prüfe den Vertragsentwurf."
2. Datei hochgeladen
Wenn ein Kunde eine Datei hochlädt, bekommst du die Benachrichtigung. Keine verlorenen SCHUFA-Auskünfte mehr, weil sie in deinem Posteingang untergehen.
3. Datei-Upload abgelehnt
Du hast einen Upload abgelehnt (falsches Format, unleserlich, fehlende Seiten). Der Kunde bekommt automatisch eine E-Mail mit deinem Ablehnungs-Kommentar und dem Link zurück zum Upload.
4. Deadline in X Tagen
Pro Schritt definierst du optional eine Deadline. Drei Tage vorher geht automatisch eine Erinnerungs-E-Mail raus. Du musst nicht mehr manuell am Mittwoch Deadlines durchgehen, um freitags nichts zu vergessen.
5. Deadline überschritten
Wenn eine Deadline verstrichen ist, bekommen beide Seiten (Kunde + du) eine Benachrichtigung. Du kannst dann entscheiden: nachfassen, Deadline verlängern, Schritt archivieren.
6. Portal inaktiv
Wenn ein Kunde länger als X Tage nicht im Portal war (obwohl Aktion erforderlich ist), fährt automatisch eine Erinnerung raus. Typischer Use Case: Der Käufer soll seit zehn Tagen die Einzugsermächtigung unterschreiben, ist aber nicht online. Die Erinnerung nimmt dir die Peinlichkeit, selbst noch mal anzurufen.
Die Tonlage
Alle Templates sind in einem klaren, nicht-aggressiven Deutsch geschrieben – so, wie ein Makler mit seinem Kunden spricht. Kein „Bitte prüfen Sie unverzüglich…", kein Corporate-Jargon, keine Emoji-Ketten. Der Ton ist der gleiche, der auch im Portal selbst herrscht – ruhig, konkret, respektvoll.
Standardtext für „Schritt freigeschaltet" sieht etwa so aus:
Hallo {KUNDE_VORNAME},
dein nächster Schritt „{SCHRITT_NAME}" ist im Portal bereit.
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Du kannst die Texte komplett ersetzen oder anpassen. In höheren Plänen kannst du per Schritt-Typ unterschiedliche Templates nutzen (Kaufabwicklung formell, Interessenten-Phase locker).
Das Digest-Prinzip
Um dein Portal nicht zur Spam-Quelle zu machen, bündelt Portalist standardmäßig E-Mails. Wenn in einem Zeitfenster mehrere Events für denselben Empfänger anfallen (zwei Uploads, eine Deadline-Erinnerung), werden sie zu einer Digest-E-Mail zusammengefasst. Der Kunde bekommt eine E-Mail mit drei Items statt drei Mails.
Für zeitkritische Events (Freischaltung zur Kaufpreiszahlung) kannst du den Digest deaktivieren und sofortigen Versand erzwingen.
Integration mit deinem Mail-Flow
Die automatischen E-Mails sind als Reply-To an deine normale Maileradresse konfiguriert – wenn der Kunde antwortet, landet die Antwort in deinem üblichen Postfach, nicht in Portalist. Du arbeitest weiter, wo du es gewohnt bist, aber die Initial-Mail läuft automatisiert.
Keine der Mails geht durch zusätzliche Drittanbieter-Marketing-Systeme. Transactional-E-Mail über Resend in Frankfurt, keine Tracking-Pixel, keine Spam-Score-Risiko.
Nächster Schritt
E-Mail-Automation ist ab dem Starter-Plan aktiv. Im kostenlosen Plan läuft eine reduzierte Variante mit zwei Triggern (Schritt freigeschaltet, Datei hochgeladen). Das reicht, um das Prinzip zu testen und zu verstehen, ob die E-Mails zu dir passen.