Checkliste: Alle Dokumente für den Immobilienverkauf

Für einen Immobilienverkauf in Deutschland brauchst du mindestens 8 bis 12 Dokumente, je nach Objektart. Die wichtigsten: aktueller Grundbuchauszug, gültiger Energieausweis, Flächenberechnung, Lageplan und bei Eigentumswohnungen die Teilungserklärung mit Aufteilungsplan. Ohne diese Unterlagen kann kein Notar beurkunden, und fehlende Dokumente sind der häufigste Grund dafür, dass sich Kaufabwicklungen in die Länge ziehen.

Warum eine vollständige Dokumentenliste entscheidend ist

In der Praxis scheitern oder verzögern sich Immobilientransaktionen selten am Kaufpreis oder an der Finanzierung. Der häufigste Grund für Verzögerungen sind fehlende Unterlagen. Laut einer Erhebung des IVD dauert die Beschaffung fehlender Dokumente im Schnitt 18 Werktage, also fast vier Wochen, in denen der Deal stillsteht.

Als Makler bist du der Prozessmanager. Wer von Anfang an eine vollständige Checkliste nutzt und frühzeitig alle Unterlagen einsammelt, verkürzt die Zeit zwischen Kaufzusage und Notartermin erheblich. Mehr dazu, wie der gesamte Ablauf funktioniert, findest du im Artikel Kaufabwicklung digitalisieren.

Die vollständige Dokumentenliste nach Kategorie

Grundlegende Objektunterlagen

1. Aktueller Grundbuchauszug

• Was: Auszug aus dem Grundbuch mit allen drei Abteilungen
• Wer besorgt es: Eigentümer oder Makler (mit Vollmacht)
• Wo: Grundbuchamt des zuständigen Amtsgerichts
• Dauer: 5 bis 10 Werktage (per Post), 1 bis 3 Tage (elektronisch, wenn verfügbar)
• Kosten: 10 Euro (einfacher Auszug), 20 Euro (beglaubigter Auszug)
• Tipp: Der Notar benötigt einen beglaubigten Auszug, für die eigene Vorbereitung reicht ein einfacher. Bestelle trotzdem direkt beglaubigt, das spart einen zweiten Antrag.

2. Energieausweis

• Was: Bedarfs- oder Verbrauchsausweis nach GEG (Gebäudeenergiegesetz)
• Wer besorgt es: Eigentümer
• Wo: Energieberater, Schornsteinfeger oder Online-Anbieter
• Dauer: 1 bis 3 Wochen (Bedarfsausweis), 2 bis 5 Tage (Verbrauchsausweis)
• Kosten: 50 bis 100 Euro (Verbrauchsausweis), 300 bis 500 Euro (Bedarfsausweis)
• Wichtig: Seit Mai 2021 gelten strengere Pflichten. Der Energieausweis muss bereits im Inserat angegeben werden. Bei Verstößen drohen Bußgelder bis 10.000 Euro.

3. Flächenberechnung

• Was: Wohnflächenberechnung nach WoFlV oder DIN 277
• Wer besorgt es: Eigentümer (liegt oft in den Bauunterlagen)
• Wo: Originalunterlagen, alternativ Architekt oder Vermesser
• Dauer: Sofort (wenn vorhanden), 2 bis 4 Wochen (Neuberechnung)
• Kosten: 200 bis 500 Euro bei Neuberechnung
• Tipp: Prüfe die Berechnung kritisch. Alte Berechnungen stimmen häufig nicht mit dem aktuellen Zustand überein, etwa nach einem Dachgeschossausbau oder dem Anbau eines Wintergartens.

4. Lageplan und Flurkarte

• Was: Amtlicher Lageplan mit Flurstücksgrenzen
• Wer besorgt es: Eigentümer oder Makler
• Wo: Katasteramt oder Vermessungsamt
• Dauer: 3 bis 7 Werktage
• Kosten: 15 bis 50 Euro

5. Baupläne und Grundrisse

• Was: Genehmigte Baupläne, Schnitte, Ansichten
• Wer besorgt es: Eigentümer (Bauakte) oder Bauaufsichtsbehörde
• Wo: Eigentümer, alternativ Bauarchiv der Gemeinde
• Dauer: Sofort (wenn vorhanden), 2 bis 6 Wochen (Bauarchiv)
• Kosten: 0 bis 100 Euro (Kopien aus dem Bauarchiv)

Dokumente speziell für Eigentumswohnungen

6. Teilungserklärung mit Aufteilungsplan

• Was: Notarielle Teilungserklärung, Aufteilungsplan, Gemeinschaftsordnung
• Wer besorgt es: Eigentümer oder Hausverwaltung
• Wo: Hausverwaltung, alternativ Grundbuchamt
• Dauer: 1 bis 3 Wochen (Hausverwaltung), 2 bis 4 Wochen (Grundbuchamt)
• Kosten: 0 bis 50 Euro
• Wichtig: Prüfe auf Sondernutzungsrechte (Stellplatz, Garten, Keller). Diese müssen klar zugeordnet sein, denn Käufer fragen danach.

7. Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen

• Was: Beschlussprotokolle der WEG-Versammlungen
• Wer besorgt es: Hausverwaltung
• Wo: Hausverwaltung
• Dauer: 1 bis 2 Wochen
• Kosten: 0 bis 25 Euro
• Tipp: Prüfe auf geplante Sonderumlagen, Instandhaltungsmaßnahmen oder Rechtsstreitigkeiten. Das sind Informationen, die Käufer spätestens beim Notar erfahren. Besser, du kommunizierst sie vorher.

8. Wirtschaftsplan und letzte Hausgeldabrechnung

• Was: Aktueller Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung des Vorjahres
• Wer besorgt es: Hausverwaltung
• Wo: Hausverwaltung
• Dauer: 1 bis 2 Wochen
• Kosten: 0 bis 25 Euro
• Wichtig: Käufer wollen wissen, wie hoch das monatliche Hausgeld ist und ob es Nachzahlungen gab. Die Höhe der Instandhaltungsrücklage ist ein zentrales Kaufkriterium.

9. Verwaltervertrag und Verwalterzustimmung

• Was: Aktueller Verwaltervertrag, Zustimmung zur Veräußerung (falls in der Teilungserklärung vorgesehen)
• Wer besorgt es: Hausverwaltung
• Wo: Hausverwaltung
• Dauer: 1 bis 3 Wochen
• Kosten: Die Verwalterzustimmung kostet häufig 150 bis 500 Euro, zahlbar durch Käufer oder Verkäufer (Verhandlungssache)

Dokumente für vermietete Objekte

10. Mietverträge

• Was: Alle bestehenden Mietverträge inklusive Nachträge
• Wer besorgt es: Eigentümer
• Wo: Eigentümer
• Dauer: Sofort
• Wichtig: Bei vermieteten Objekten gilt "Kauf bricht nicht Miete" (Paragraph 566 BGB). Der Käufer tritt in bestehende Mietverhältnisse ein.

11. Mietaufstellung und Kautionsnachweise

• Was: Aufstellung aller Mieteinnahmen, Kautionskonten
• Wer besorgt es: Eigentümer
• Wo: Eigentümer
• Dauer: Sofort bis 1 Woche
• Tipp: Erstelle eine übersichtliche Tabelle mit Mieter, Kaltmiete, Nebenkosten, Mietbeginn, Befristung und Kaution. Das beschleunigt die Prüfung durch den Käufer erheblich.

Weitere relevante Unterlagen

12. Baulastenverzeichnis-Auskunft

• Was: Auskunft über öffentlich-rechtliche Baulasten
• Wer besorgt es: Makler oder Eigentümer
• Wo: Bauordnungsamt
• Dauer: 1 bis 3 Wochen
• Kosten: 10 bis 50 Euro
• Wichtig: Baulasten sind nicht im Grundbuch eingetragen. Wer das Baulastenverzeichnis nicht prüft, riskiert böse Überraschungen, etwa Wegerechte oder Abstandsflächenbaulasten.

13. Altlastenauskunft

• Was: Auskunft aus dem Altlastenkataster
• Wer besorgt es: Makler oder Eigentümer
• Wo: Untere Bodenschutzbehörde
• Dauer: 1 bis 3 Wochen
• Kosten: 20 bis 75 Euro
• Tipp: Besonders relevant bei Grundstücken mit gewerblicher Vornutzung oder in Innenstadtlagen.

14. Versicherungsnachweise

• Was: Gebäudeversicherungspolice, Elementarschadenversicherung
• Wer besorgt es: Eigentümer
• Wo: Eigentümer (Versicherungsgesellschaft)
• Dauer: Sofort
• Tipp: Die Gebäudeversicherung geht kraft Gesetzes auf den Käufer über (Paragraph 95 VVG). Informiere den Käufer über bestehende Prämien und Konditionen.

15. Grundsteuerbescheid

• Was: Aktueller Grundsteuerbescheid
• Wer besorgt es: Eigentümer
• Wo: Eigentümer (Finanzamt/Gemeinde)
• Dauer: Sofort
• Wichtig: Seit der Grundsteuerreform 2025 haben sich die Beträge teilweise erheblich verändert. Stelle sicher, dass der aktuelle Bescheid vorliegt.

Übersichtstabelle: Alle Dokumente auf einen Blick

Wann du welche Dokumente brauchst: Die Timeline

Nicht alle Dokumente müssen zum gleichen Zeitpunkt vorliegen. Hier eine praxiserprobte Timeline:

Bei Auftragsannahme (Tag 1)

• Grundbuchauszug bestellen
• Energieausweis prüfen (vorhanden? gültig?)
• Flächenberechnung und Grundrisse vom Eigentümer anfordern
• Bei ETW: Teilungserklärung und Hausverwaltungskontakt anfordern

Während der Vermarktung (Woche 1 bis 4)

• Baulastenauskunft und Altlastenauskunft beantragen
• Bei ETW: WEG-Protokolle und Wirtschaftsplan bei der Hausverwaltung anfordern
• Fehlende Unterlagen nachfordern und Erinnerungen setzen
• Alle eingehenden Dokumente prüfen und digital ablegen

Nach der Kaufzusage (Woche 5 bis 8)

• Vollständigkeit aller Unterlagen prüfen
• Dokumentenpaket für den Notar zusammenstellen
• Finanzierungsnachweis des Käufers einholen
• GwG-Identitätsprüfung durchführen

Mehr zur optimalen Vorbereitung des Notartermins findest du im Makler-Leitfaden zur Notartermin-Vorbereitung.

Die 5 häufigsten Dokumenten-Fehler

Fehler 1: Zu spät anfangen

Dokumente erst nach der Kaufzusage zu sammeln ist der größte Fehler überhaupt. Dann steht der Deal unter Zeitdruck, und jeder fehlende Grundbuchauszug kostet wertvolle Tage. Fang am Tag der Auftragsannahme an.

Fehler 2: Veraltete Grundbuchauszüge

Ein Grundbuchauszug, der älter als drei Monate ist, wird von den meisten Notaren nicht akzeptiert. Bestelle früh, aber nicht zu früh. Der sinnvolle Zeitpunkt liegt bei 4 bis 6 Wochen vor dem geplanten Notartermin.

Fehler 3: Energieausweis vergessen

Seit 2014 ist der Energieausweis Pflicht im Inserat. Trotzdem fehlt er bei geschätzten 30 % aller Immobilienanzeigen. Das Bußgeld von bis zu 10.000 Euro wird zwar selten verhängt, aber das Risiko ist schlicht unnötig.

Fehler 4: Keine Prüfung der Teilungserklärung

Viele Makler reichen die Teilungserklärung einfach durch, ohne sie zu lesen. Dabei stecken dort wichtige Details: Tierhaltungsverbote, Nutzungsbeschränkungen, Sondernutzungsrechte. Wenn der Käufer erst beim Notar erfährt, dass er seinen Hund nicht halten darf, hast du ein Problem.

Fehler 5: Dokumente unstrukturiert sammeln

E-Mails mit Anhängen wie "Scan_001.pdf" oder "Dokument_neu_final(2).pdf" sind der Albtraum jeder Kaufabwicklung. Benenne Dateien einheitlich: "Grundbuchauszug_Musterstraße_12_2026-03.pdf". Oder nutze ein Portal mit strukturierten Upload-Feldern. Mit Portalist legst du fest, welche Dokumente in welchem Format hochgeladen werden.

Digitale Dokumentensammlung: Der moderne Weg

Statt Anhänge per E-Mail hin und her zu schicken, kannst du deinen Kunden einen digitalen Sammelort bereitstellen. Das funktioniert so:

1. Du erstellst ein Portal mit allen benötigten Dokumenten als Checkliste
2. Dein Verkäufer erhält einen Link und lädt Dokumente direkt hoch
3. Du siehst in Echtzeit, was vorliegt und was fehlt
4. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt

Der Unterschied zu E-Mail: kein Suchen in Postfächern, keine doppelten Versionen, kein "Habe ich das schon geschickt?". Alles an einem Ort, jederzeit einsehbar.

Mehr zum Thema Datenschutz bei der digitalen Dokumentensammlung findest du im Artikel DSGVO für Immobilienmakler.

Sonderfälle und Zusatzdokumente

Erbbaurecht

Bei Erbbaugrundstücken brauchst du zusätzlich:

• Erbbaurechtsvertrag
• Aktueller Erbbauzins-Bescheid
• Zustimmung des Grundstückseigentümers zur Veräußerung

Denkmalschutz

Bei denkmalgeschützten Immobilien:

• Denkmalschutzbescheid
• Dokumentation durchgeführter Sanierungsmaßnahmen
• Gegebenenfalls Auflagen des Denkmalamts

Neubau oder kürzlich saniert

• Baugenehmigung
• Abnahmeprotokoll
• Gewährleistungsansprüche und deren Restlaufzeit
• Handwerkerrechnungen (falls energetische Sanierung mit Fördermitteln)

Grundstücksverkauf (unbebaut)

• Bebauungsplan oder Auskunft aus dem Flächennutzungsplan
• Bodengutachten (empfohlen)
• Erschließungsnachweise (Wasser, Abwasser, Strom, Gas)

Schluss

Die Dokumentensammlung ist keine Raketenwissenschaft, aber sie erfordert Systematik und einen frühen Start. Mit einer klaren Checkliste und einem strukturierten Prozess vermeidest du die typischen Verzögerungen, die sonst Wochen kosten.

Fang am Tag der Auftragsannahme an. Nutze die Übersichtstabelle als Arbeitsgrundlage. Und wenn du den gesamten Prozess digital abbilden willst, schau dir an, wie du deine Kaufabwicklung digitalisieren kannst. Die Dokumentensammlung ist der ideale Einstiegspunkt.