Ein gutes Immobilien-CRM hält den Maklerbetrieb zusammen. Es verwaltet Kontakte, Objekte, Anfragen und Aufgaben an einem Ort. Die vier relevanten Systeme für deutsche Makler sind Propstack, OnOffice, FIO und Flowfact, jedes mit eigenen Vor- und Nachteilen. Welches zu welchem Maklertyp passt, schauen wir uns hier an.
Warum ein spezialisiertes Immobilien-CRM?
Viele Makler starten mit Excel-Tabellen, Outlook-Kontakten und einem Ordnersystem auf dem Desktop. Bei fünf Objekten im Jahr funktioniert das. Spätestens bei zehn oder mehr parallelen Verkaufsprozessen bricht es zusammen.
Ein Immobilien-CRM löst konkrete Probleme:
- Kontaktverwaltung: Käufer, Verkäufer, Notare, Gutachter, alle an einem Ort mit Kommunikationshistorie
- Objektverwaltung: Stammdaten, Bilder, Dokumente, Vermarktungsstatus
- Pipeline-Management: Wo steht welcher Deal? Was ist der nächste Schritt?
- Automatisierung: Anfragen automatisch zuordnen, Erinnerungen setzen, Follow-ups auslösen
- Reporting: Umsatzprognosen, Aktivitätsberichte, Conversion-Raten
Der deutsche Markt hat vier ernstzunehmende Anbieter. Hier sind sie im Detail.
Die vier großen Immobilien-CRMs im Überblick
Propstack
Propstack ist ein cloud-basiertes CRM, das 2016 in Berlin gegründet wurde. Es positioniert sich als modernes, API-first System für technologieaffine Makler und Immobilienunternehmen.
Stärken:
- Moderne, intuitive Benutzeroberfläche
- Starke API mit über 200 Endpoints, ideal für Integrationen
- Flexibles Datenmodell mit Custom Fields
- Gute Portalanbindungen (ImmoScout24, Immowelt, etc.)
- Automatisierungen über Workflows
- Aktive Weiterentwicklung mit regelmäßigen Updates
Schwächen:
- Preislich im oberen Segment
- Manche Funktionen erfordern Drittanbieter-Integrationen
- Reporting könnte umfangreicher sein
- Automatisierungen einzurichten setzt technisches Verständnis voraus
Preismodell: Ab ca. 69 Euro pro Nutzer/Monat (Basispaket). Enterprise-Pakete auf Anfrage. Die Preise variieren je nach Funktionsumfang und Nutzeranzahl.
Ideal für: Makler, die Wert auf moderne Technologie legen und ihr CRM mit anderen Tools vernetzen wollen. Wer einen durchdachten Tech-Stack aufbauen will, findet in Propstack eine solide Basis.
OnOffice
OnOffice ist der Platzhirsch unter den deutschen Immobilien-CRMs. Seit 2001 am Markt, nutzen es nach eigenen Angaben über 30.000 Anwender. Es ist ein umfassendes System, das CRM, Website-Builder und Portalanbindung in einem bietet.
Stärken:
- Sehr umfangreicher Funktionsumfang
- Integrierter Website-Builder
- Große Nutzerbasis mit viel verfügbarem Erfahrungswissen
- Starke Portalanbindungen
- Umfassende Rechteverwaltung für größere Teams
- Etablierter Support mit Schulungsangeboten
Schwächen:
- Benutzeroberfläche wirkt veraltet und überladen
- Steile Lernkurve für neue Nutzer
- API-Möglichkeiten eingeschränkter als bei Propstack
- Vertragslaufzeiten oft länger (12 bis 24 Monate)
- Anpassungen erfordern häufig OnOffice-Support
Preismodell: Modulares Preissystem ab ca. 45 Euro pro Nutzer/Monat. Viele Funktionen kosten extra. Die Gesamtkosten können schnell steigen, wenn du alle Module hinzubuchst.
Ideal für: Größere Maklerbüros, die ein Komplett-System mit umfangreichem Funktionsumfang suchen und bereit sind, die Lernkurve in Kauf zu nehmen.
FIO (ehemals Immobilienscout24 CRM)
FIO entstand aus dem ehemaligen ImmobilienScout24-CRM und bietet eine enge Verzahnung mit dem größten deutschen Immobilienportal. Es positioniert sich als Lösung für Makler, die stark über ImmoScout24 arbeiten.
Stärken:
- Direkte ImmoScout24-Integration
- Gute Lead-Management-Funktionen
- Solide Grundfunktionen für Kontakt- und Objektverwaltung
- Vergleichsweise einfache Bedienung
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für Einsteiger
Schwächen:
- Funktionsumfang begrenzter als OnOffice oder Propstack
- Abhängigkeit vom ImmoScout24-Ökosystem
- Weniger Automatisierungsmöglichkeiten
- API-Zugang eingeschränkt
- Weniger flexibel bei individuellen Anforderungen
Preismodell: Ab ca. 39 Euro pro Nutzer/Monat. Günstigere Einstiegspreise, aber auch weniger Funktionen im Basispaket.
Ideal für: Einzelmakler und kleine Teams, die hauptsächlich über ImmoScout24 vermarkten und ein unkompliziertes System suchen.
Flowfact
Flowfact gehört seit 2018 zu Immowelt und bietet ein cloud-basiertes CRM mit besonders starker Immowelt-Integration. Es hat sich in den letzten Jahren deutlich weiterentwickelt.
Stärken:
- Moderne Cloud-Architektur
- Starke Immowelt-Integration
- Übersichtliches Dashboard
- Gute mobile App
- Ansprechendes Design
- KI-gestützte Features wie automatische Objekterkennung
Schwächen:
- Abhängigkeit vom Immowelt-Ökosystem
- Funktionsumfang noch nicht auf dem Niveau von OnOffice
- Community kleiner als bei OnOffice
- Manche Features noch in Entwicklung
- Exportmöglichkeiten teilweise eingeschränkt
Preismodell: Ab ca. 35 Euro pro Nutzer/Monat. Verschiedene Pakete verfügbar.
Ideal für: Makler im Immowelt-Ökosystem, die ein modernes, gut designtes CRM suchen.
Vergleichstabelle: Features im Detail
| Kriterium | Propstack | OnOffice | FIO | Flowfact |
|---|---|---|---|---|
| Kontaktverwaltung | Sehr gut | Sehr gut | Gut | Gut |
| Objektverwaltung | Sehr gut | Sehr gut | Gut | Gut |
| Automatisierungen | Gut | Befriedigend | Befriedigend | Befriedigend |
| API/Integrationen | Sehr gut | Befriedigend | Befriedigend | Gut |
| Portalanbindung | Sehr gut | Sehr gut | Sehr gut (IS24) | Sehr gut (Immowelt) |
| Mobile App | Gut | Befriedigend | Gut | Sehr gut |
| Usability | Sehr gut | Ausreichend | Gut | Sehr gut |
| Preis-Leistung | Gut | Gut | Sehr gut | Gut |
| Lernkurve | Flach | Steil | Flach | Flach |
| Support | Gut | Gut | Gut | Gut |
Was ein CRM nicht kann und wo Portale ins Spiel kommen
Ein häufiges Missverständnis: Makler erwarten von ihrem CRM, dass es auch die Kundenkommunikation während einer laufenden Transaktion abdeckt. Das ist nicht die Aufgabe eines CRMs.
Ein CRM verwaltet Kontakte und Pipeline. Es beantwortet die Frage: "Wer sind meine Kontakte und wo stehen meine Deals?"
Was ein CRM typischerweise nicht gut löst:
- Dokumentenbereitstellung für Käufer und Verkäufer: dafür brauchst du ein Kundenportal
- Statusupdates an alle Beteiligten: das geht über strukturierte Kommunikation
- Engagement-Tracking: wer hat welche Dokumente geöffnet?
Deshalb setzen immer mehr Makler auf eine Kombination: CRM als Datenbasis, ergänzt durch spezialisierte Tools für die Kundenkommunikation. Portalist zum Beispiel integriert sich direkt mit Propstack und erweitert es um gebrandete Kundenportale für den Verkaufsprozess, ohne das CRM zu ersetzen.
Wie du deinen Tech-Stack als Makler sinnvoll zusammenstellst, steht in einem separaten Artikel.
Auswahlkriterien: So findest du das richtige CRM
1. Teamgröße und Wachstumspotenzial
Als Einzelmakler brauchst du kein Enterprise-System. FIO oder Flowfact reichen oft aus. Planst du aber Wachstum, solltest du von Anfang an auf ein skalierbares System wie Propstack oder OnOffice setzen.
2. Portalstrategie
Arbeitest du hauptsächlich mit ImmoScout24? Dann ist FIO eine natürliche Wahl. Immowelt-orientiert? Flowfact. Willst du portalunabhängig bleiben? Propstack oder OnOffice.
3. Technische Affinität
Wenn du Automatisierungen aufbauen und dein CRM mit anderen Tools verbinden willst, brauchst du eine starke API. Propstack führt hier klar. Wenn du lieber ein System aus der Box willst, ist OnOffice trotz der Lernkurve die umfassendste Lösung.
4. Budget
Rechne nicht nur die Lizenzkosten. Addiere Einrichtungszeit, Schulung, Datenimport und laufende Anpassungen. Ein günstiges System, das du kaum nutzt, kostet dich am Ende mehr als ein teureres, das dich produktiv macht.
5. Integrationsmöglichkeiten
Kein CRM steht für sich allein. Es muss sich in deinen bestehenden Makler-Software-Stack einfügen, also E-Mail, Kalender, Buchhaltung, Portalexporte und Dokumentenmanagement. Prüfe vor der Entscheidung, welche Schnittstellen vorhanden sind.
Migration: Der Wechsel von einem CRM zum anderen
Ein CRM-Wechsel ist ein Projekt. Plane realistisch:
- Datenexport: Prüfe, ob dein aktuelles System einen vollständigen Export erlaubt (Kontakte, Objekte, Aktivitäten, Dokumente)
- Datenmapping: Die Felder heißen in jedem System anders. Erstelle eine Zuordnungstabelle
- Testphase: Importiere erst einen Teil der Daten und prüfe die Qualität
- Parallelbetrieb: Plane 2 bis 4 Wochen, in denen beide Systeme laufen
- Schulung: Reserviere Zeit für die Einarbeitung, bevor du das alte System abschaltest
Die meisten Anbieter bieten Migrationshilfe an. Nutze sie. Der Aufwand einer sauberen Migration zahlt sich langfristig aus.
Kosten im Vergleich: Was zahlst du wirklich?
Die monatlichen Lizenzkosten sind nur ein Teil der Gleichung. Hier eine realistische Kalkulation für einen Einzelmakler im ersten Jahr:
| Kostenart | Propstack | OnOffice | FIO | Flowfact |
|---|---|---|---|---|
| Lizenz (12 Monate) | ca. 828 EUR | ca. 540 EUR | ca. 468 EUR | ca. 420 EUR |
| Einrichtung/Setup | 0-500 EUR | 200-800 EUR | 0-300 EUR | 0-300 EUR |
| Schulung | 0-300 EUR | 200-500 EUR | 0-200 EUR | 0-200 EUR |
| Zusatzmodule | 0-200 EUR/Mon. | 0-300 EUR/Mon. | 0-100 EUR/Mon. | 0-150 EUR/Mon. |
| Gesamt 1. Jahr | ca. 1.100-3.800 EUR | ca. 1.000-5.000 EUR | ca. 500-2.200 EUR | ca. 500-2.500 EUR |
Diese Zahlen sind Richtwerte. Die tatsächlichen Kosten hängen vom gewählten Paket und den individuellen Anforderungen ab.
Trends: Wohin entwickeln sich Immobilien-CRMs?
Die Digitalisierung der Immobilienbranche treibt auch die CRM-Entwicklung voran:
- KI-Integration: Automatische Kontaktqualifizierung, Preisvorschläge, Textgenerierung
- Ökosystem-Denken: CRMs werden zu Plattformen mit Marketplace für Integrationen
- Mobile First: Die App wird wichtiger als die Desktop-Version
- Spezialisierung: Statt alles selbst abzudecken, öffnen sich CRMs für spezialisierte Tools, etwa für die Kaufabwicklung oder Kundenkommunikation
Welches CRM passt zu dir?
Ein objektiv bestes Immobilien-CRM gibt es nicht. Es gibt das beste CRM für deine Situation.
Propstack ist die richtige Wahl, wenn du technologieaffin bist, Integrationen brauchst und ein modernes System willst. OnOffice passt, wenn du ein umfassendes Komplettsystem für ein größeres Team suchst. FIO ist ideal für ImmoScout24-fokussierte Einzelmakler mit begrenztem Budget. Flowfact überzeugt durch Design und Immowelt-Integration.
Egal welches CRM du wählst: Es löst nur einen Teil der Gleichung. Für die Kundenkommunikation im Verkaufsprozess, also Dokumente bereitstellen, Statusupdates senden und Engagement tracken, brauchst du ergänzende Tools. Wie du dafür ein Kundenportal einsetzen kannst, steht in unserem Pillar-Guide.
