Telefonakquise ist für viele Makler das effektivste Werkzeug, um neue Eigentümer zu erreichen. Gleichzeitig ist kaum ein Thema so mit Unsicherheit beladen wie die Frage: Was darf ich eigentlich anrufen – und was nicht? Hier kommt Klarheit.
Kaltakquise privat vs. gewerblich: Das ist der entscheidende Unterschied
Das Gesetz unterscheidet klar zwischen zwei Fällen.
Gewerbliche Kontakte darf man unter bestimmten Umständen ohne vorherige Einwilligung anrufen – wenn eine mutmaßliche Einwilligung vorliegt. Das bedeutet: Es muss ein sachlicher Zusammenhang zwischen dem Anruf und dem Geschäftsfeld des Angerufenen bestehen. Ein Verwalter, der regelmäßig mit Maklern zusammenarbeitet, fällt tendenziell darunter. Ein Unternehmen aus einer völlig fremden Branche nicht.
Privatpersonen sind eine andere Kategorie. Hier ist Kaltakquise ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung grundsätzlich verboten. Das ergibt sich aus § 7 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) und wird durch die DSGVO weiter flankiert. Wer trotzdem anruft, riskiert Abmahnungen und Bußgelder.
Das klingt nach einer Sackgasse für die klassische Makler-Kaltakquise bei Eigentümern. In der Praxis gibt es aber legale Wege.
Wann darf ich Eigentümer anrufen?
Der häufigste legale Anlass: Der Eigentümer hat aktiv Kontakt aufgenommen. Er hat ein Formular ausgefüllt, auf eine Anzeige reagiert oder im Gespräch signalisiert, dass er Informationen möchte. In diesem Fall besteht eine Rechtsgrundlage für den Rückruf.
Auch eine explizite Einwilligung öffnet die Tür. Wer auf deiner Website ein Bewertungsformular ausfüllt und die Checkbox „Ich bin mit einer Kontaktaufnahme per Telefon einverstanden" aktiv angehakt hat, hat eingewilligt. Diese Einwilligung muss dokumentiert sein – Datum, Zeitpunkt, Quelle, Inhalt. Ohne Dokumentation ist sie wertlos.
Ein weiterer Ansatz: bestehende Geschäftsbeziehungen. Wer bereits Kunde war oder ist, darf im Rahmen ähnlicher Leistungen kontaktiert werden – mit Einschränkungen und nur so lange, wie kein Widerspruch vorliegt.
Was nicht funktioniert: einfach das Telefonbuch durcharbeiten, öffentliche Eigentümerlisten auswerten oder Grundbuchdaten nutzen, um ungefragt anzurufen. Das ist keine Grauzone, das ist ein klarer Verstoß.
DSGVO-Pflichten beim Anruf selbst
Angenommen, du rufst rechtmäßig an – dann gelten trotzdem Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO. Der Angerufene muss wissen:
- Wer anruft und warum
- Auf welcher Rechtsgrundlage die Daten verarbeitet werden
- Dass er jederzeit widersprechen kann
Das klingt nach viel, lässt sich aber in zwei Sätzen sagen: „Ich bin Tobias Troendle, Makler aus Stuttgart. Ich rufe Sie an, weil Sie sich auf meiner Website für eine Immobilienbewertung eingetragen haben. Ihre Daten werden ausschließlich für diese Kontaktaufnahme genutzt – wenn Sie das nicht möchten, sagen Sie es einfach kurz."
Wichtig: Wenn jemand sagt, er möchte nicht kontaktiert werden, ist das sofort zu dokumentieren und umzusetzen. Eine sogenannte Sperrliste für Widersprüche ist kein Nice-to-have, sondern Pflicht.
Dokumentation ist alles
Wer in der Telefonakquise arbeitet, braucht ein System. Nicht unbedingt ein teures CRM, aber mindestens eine verlässliche Lösung, in der du festhältst:
- Quelle der Einwilligung (Formular, E-Mail, persönliches Gespräch)
- Datum und Inhalt des Erstkontakts
- Widersprüche und deren Datum
- Nachfolgende Kontaktversuche
Ohne diese Dokumentation kannst du im Streitfall nichts beweisen. Die Beweislast liegt bei dir, nicht beim Beschwerdeführer.
Was beim Anruf wirklich zählt
Über die rechtliche Seite hinaus: Ein guter Akquise-Anruf bei Eigentümern folgt einer klaren Struktur. Kein Skript von der Stange, aber ein roter Faden.
Erst zuhören, dann reden. Die meisten Fehler passieren, weil Makler sofort pitchen. Wer erstmal fragt – „Sie überlegen, Ihre Immobilie zu verkaufen?" – erfährt in wenigen Sekunden, ob überhaupt Gesprächsbereitschaft besteht.
Konkreten Mehrwert anbieten. Nicht „Ich würde gerne vorbeikommen", sondern „Ich kann Ihnen in 20 Minuten sagen, was Ihre Immobilie aktuell wert ist – ohne Verpflichtung." Das ist ein Angebot, kein Aufdrängen.
Rückruftermine verbindlich machen. Wenn jemand sagt „Rufen Sie nächste Woche nochmal an", dann reicht ein mündliches Okay nicht. Bestätige per E-Mail, notiere den Termin, halte ihn ein. Das ist der Moment, in dem sich professionelle Makler von mittelmäßigen unterscheiden.
Nach dem Anruf: Der Übergang zum eigentlichen Prozess
Telefonakquise ist der Anfang, nicht das Ziel. Wer nach einem erfolgreichen Erstgespräch weiter mit losen Mails und Handnotizen arbeitet, verspielt den gewonnenen Vertrauensvorsprung schnell wieder.
Eigentümer, die sich auf ein Gespräch eingelassen haben, erwarten danach Professionalität. Sie wollen sehen, dass der Makler strukturiert arbeitet – nicht nur gut redet. Genau hier trennt sich gutes Erwartungsmanagement vom Durchschnitt.
Ein strukturierter Übergabe-Prozess, bei dem der Eigentümer von Anfang an sieht, welche Schritte folgen, welche Dokumente wo liegen und wer was macht, wirkt deutlich besser als eine weitere Anruf-E-Mail-Schleife. Das Engagement-Tracking von Portalist zeigt zum Beispiel, ob ein Eigentümer die gesendeten Unterlagen überhaupt geöffnet hat – das erspart unnötige Nachhaken und macht Follow-ups gezielter.
Kurzfassung für den Alltag
Telefonakquise bei Privatpersonen ohne Einwilligung: nicht erlaubt. Einwilligung dokumentieren: immer, mit Datum und Quelle. Widersprüche sofort umsetzen und festhalten. Beim Anruf kurz und klar informieren, wer du bist und warum du anrufst. Nach dem Erstkontakt sofort strukturiert weiterarbeiten – sonst war der Anruf umsonst.
Die rechtlichen Regeln klingen komplex, sind aber in der Praxis handhabbar. Wer einmal ein sauberes System aufgesetzt hat, hat keinen Mehraufwand – sondern weniger Stress und ein besseres Gefühl bei jedem Anruf.
